发表必威英超
首页小学必威英超一年级必威英超二年级必威英超三年级必威英超四年级必威英超五年级必威英超六年级必威英超初中必威英超初一必威英超初二必威英超初三必威英超
读后感观后感记叙文说明文议论文应用文家庭必威英超抒情必威英超活动必威英超想象必威英超童话必威英超续改必威英超必威英超材料
写人必威英超写事必威英超写景必威英超植物必威英超动物必威英超读书笔记节日必威英超童话必威英超优秀必威英超大全大全话题必威英超

电子邮件的利与弊

网络的崛起,实在是上班族的福音。从求职面试、同事交流、客户往来、工作会报、敲定会议等等,许多资料搜集与文书往返的工作,都可以利用网际网络与电子邮件处理,懂得善用Email和不懂得善用Email的上班族,工作效率以及成本管控的能力有如云泥之别。网络与电子邮件可以说是从根本改变了工作与商务往来的方式。

举例来说,过去没有电子邮件的时代,无论是发送商品目录,还是给客户发送问候卡片,每封信都得一封封以手工贴邮票、写地址、黏封口,不但费时费力还得花上一大笔邮资。有了Email之后,轻松多了,不用黏贴邮票写地址,只需要设定寄件群组,完成信件后,轻轻一按“传送”,就可以马上将信送到客户手中。

电子邮件的速度快、效率高、成本低,拉近了全世界的距离,让人们自由的沟通分享,却免去投寄邮件的费时与花钱。甚至随着网络科技的发达,各种即时通讯与网络/视讯电话接连兴起,工作可以更有效率且更省成本的完成。

基本上,现代商务往来几乎没有不用电子邮件处理工作的。不过,每次邂逅新客户时,最好还是事先请教,该公司对于使用电子邮件与网际网络的态度。电子、网络或科技取向的公司或许没有问题,但若碰上传统产业、老公司,或保守守旧的老板,亦或是从事传统工艺,对现代科技较为排斥的公司/产业,或许问清楚该公司使用电子邮件处理商务事务的态度,才能避免不小心得罪客户。

举例来说,虽然几乎每家公司都接受以电子邮件处理工作,不过某些公司却依然希望客户能够提供一份纸本备份(以传真或纸本邮件投递皆可),特别是关于产品的报告、和会议纪录和草约合同。

此外,有些公司能够接受所有文件都透过Email传送,有些公司则仅只接受一般的商务往来,涉及机密或合约的内容,则依然以电话、直接会面交流为主。这里有一个判断原则,那就是电子邮件的内容万一被人公开或上报了,是否会让双方蒙羞或遭遇损失,如果是,那么就不要使用电子邮件(至少得取得双方同意)。总之,千万要搞清楚状况,不要误以为每家公司使用电子邮件的态度都和自己一样,特别是写信给不同文化的外国客户,更是要小心。

商务往来的电子邮件,标题主旨最好清楚,问候语要适当(不要装熟,也不要过于生疏/姓名加职称与问候语,是不错的起头,例如某某经理您好),内容最好简单扼要且直接(陌生客户要先自我介绍,接着简要说明来信目的,再展开信件内容),不要闲聊、废话与工作无关的琐事或八卦(一方面不礼貌、二方面会留下“证据”),以文字为主,尽量避免图片的使用(可以附加档外挂方式处理,别直接在文章中穿插太多图片),书写文法与格式必须正确,避免火星文与自以为幽默的开玩笑,寄出前要检查错字与标点符号的使用,留下可以让对方找到你的Email、电话与地址。如果是你收到对方来信/回复,尽速回复,别让对方等候必威英超过一个工作天。

电子邮件是你与客户互动的重要工具,想让客户对你留下专业与深刻的印象,就不要随便利用电子邮件传送无聊的转寄信或笑话文,更不要投寄大量且没有用的资讯(特别是很可能让对方中毒,或打开很花时间的附加档),千万不要投递让对方连看都不看就删除的信件,除了商务往来,不另作其他目的使用。

记得,所有商务往来的Email都要备份,万一将来职场合作出现争议时,有迹可循,保护自己也保护公司,免于蒙受不必要的损失。

网际网络与电子邮件虽然便利,不过,使用的基本逻辑,其实仍和蜗牛邮件时代的书信写作一样,有必须严格遵守的规范和礼仪,千万不要误以为电子邮件提高了人们互动沟通的速率,就可以将基本的礼貌和规矩全抛在脑后不顾。